IC卡发货系统开创石化现代物流模式

作者:数字石油
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发布时间:2014-07-23 17:52:30
来源:数字石油

 

一、   背景描述
随着国内石化企业规模不断扩大,经济效益和竞争能力不断加强,行业的竞争也更趋激烈,石化企业面临着更大的市场压力。为了应对市场的挑战,石化企业必须在产、供、销各个环节上努力降低成本,提高效率,增强产品和服务的竞争力。然而由于绝大多数石化企业现有物流系统尚未形成现代物流的管理模式,尤其是在销售物流环节,石化产品普遍采取买方自提方式即可完成销售物流,因此很多石化企业对销售物流的建设重视程度不够,在销售物流管理的理念、方法和工具应用与其它行业以及国外企业比较都存在不足,因此存在销售物流成本较高、效率偏低、综合服务能力比较差等问题,在很大程度上制约了企业的发展。现今的石化销售物流管理存在的不足主要体现在以下方面:
1.石化企业拥有众多且分散的出货点,缺乏统一、网络化的销售物流管理,企业规模化却不能带来规模经济;
2. 物流、信息流、资金流各自独立,不同物流环节脱节较为严重,而且通常是事后管理,难以为企业一体化管理和决策提供支持;
3. 销售物流作业方式采用手工作业,流程烦琐,物流效率低下,难以为客户提供较高素质的综合服务。
目前,化工销售华南分公司负责统销的各企业产品都已实现了ERP系统运作。但是在现行的化工产品销售过程中,由于客户的提货单是经各企业自行开出的,开单总量大,流程烦琐,同时,各企业发货时不能自动触发完成外向交货过账,必须靠驻厂办人员手工完成这项工作,还要传递纸质单据,经常造成人为的发货时间延误。为解决这个实际问题,公司决定采用ERP外挂IC卡发货模式。
二、   过程描述
1.案例的具体涵义和内容
化工销售华南分公司采用的是非接触式IC卡技术。通过软件接口(使用SAP的RFC功能)与化工销售ERP和企业ERP系统进行集成,从ERP系统获取订单信息,形成发货记录,并制作IC卡。发货完成后,自动触发化工销售和企业ERP系统完成过帐动作,从整体上提高销售业务的运行效率。
此IC卡系统的主要功能包括:用户与权限管理、安全与认证管理、订单管理、IC卡管理、提货管理、业务流程配置、数据同步处理、系统自动更新等功能。
2.案例的主要特点
项目通过建立符合化工销售的业务流程,与SAP系统、地磅提货系统无缝连接的提货管理系统,完全实现了包括订单管理发货单管理、提货管理报表、外部接口各项设计功能,实现销售及产品运发的高效、可靠运作,减少工作人员的重复劳动,提升和发挥SAP系统管理效率和效能。
下面就非接触式IC卡技术作简单的介绍:
IC卡发货模式的销售流程与非IC卡销售流程的差异
 
对比项目
IC
非IC卡
1
流程
IC卡系统从化工销售ERP系统批量抓取订单, 驻厂办预开提货单,经企业人员线上审核后,可直接开卡给客户,无需到企业换单,减少了单据周转环节,提高了创建提货单的效率。
.驻厂办打印订单清单交企业,企业人员收到订单清单后,在ERP系统维护订单相关信息,创建提货单并交驻厂办人员,驻厂办人员再将提货单转交给客户,环节多,效率低。
2
失误率
在订单抓取过程中,拒绝不完整订单,排除了因订单错误造成的后续各环节的错误。无需驻厂办人员进行人工分单,出现人为失误的机率低,多开或漏开提货单的可能性很小。
人工操作容易出现错误。
3
灵活性
在IC卡设定的限提数量与有效日期内,客户可根据需要多次使用IC卡进行提货,客户提货具有灵活性。
提货单仅限当天使用,在单据有效期内、有余量的情况下不能跨日使用 。(需要对提货单进行拆分处理)
4
安全性
凭卡入厂,密码校验,仓库读卡时与系统数据进行校验,安全性高
 难以监控
 
如上表,在IC卡模式下,企业根据驻厂办提供的开卡清单,为客户开出提货IC卡,客户可根据自己车辆装载能力来决定提货量,而无需在企业开出多种提货单。IC卡上还可设密码,且不易伪造,从而确保了客户的利益,也提高了企业发货的安全性。
同时,将IC卡发货管理功能融入到ERP系统中,并将开单流程由原来的企业对客户改为由销售公司驻厂办直接对客户,将开具提货单改为开IC卡。客户到企业提货后,企业将每笔实发数量录入到企业的ERP系统中,系统同时将该数据自动触发到化工销售ERP系统中,并且完成内向收货和外向交货过账,无需驻厂办的人员再次人工录入数据做外向交货过账。这样,可以大大减少驻厂办的工作量,提升驻厂办和生产企业的工作效率。
由于IC卡可回收循环使用,所以,还可以降低销售运营成本,节约打印耗材。
三、结果描述
1.从业务的角度分析,本项目的成果如下:
l  系统优化了化工销售业务流程,实现了采用IC卡管理产品出厂。
l  系统实现了与SAP系统业务联系的双向发货过账,通过SAP系统的二次开发,提供数据交换接口,将各个发货点的业务数据实时、可控的传递到SAP系统,实现实时的发货过账。保证库存数据与实际账目数据的完全一致。
l  地磅发货互联,将地磅发货数据与IC卡系统互联,实现数据实时传递。
l  缩减人手及日常办公消耗,强了公司的信息化建设,提升了服务水平。
l  提高了销售公司及企业之间、各部门之间的协同工作能力和效率。
l  缩短企业提货流程,提升了客户满意度,实现使用IC卡管理产品出厂。
2.从技术的角度分析,本项目的成果如下:
l  系统采用智能客户端技术,在实现数据实时集中,保证了应用的方便灵活。
l  基于IC卡技术提出了切合石化行业销售物流运作实际的架构设计和应用模型,符合国家标准和行业技术标准,并能够与SAP等系统快速集成,具有国内领先水平;
l  本项目扩展物流供应链在企业的应用范围和深度,能够支持销售物流三种主要形式(企业配送\第三方物流\客户自提),解决了主流物流系统无法兼顾石化销售模式的问题;
l  本项目以IC卡取代传统纸质凭证,实现了实时数据采集,有效地整合和优化了企业物流的销售环节,提高了石化企业资源资源整合能力并降低企业物流成本。
l  减少ERP终端用户数量,减轻ERP运维工作量。由于IC卡提货管理系统的投入减少了大量ERP-SD账号,ERP用户的维护工作量大大减少。发货岗位数据录入人员不再需要到ERP系统上进行数据处理,在IC卡IC卡提货管理系统界面简单、清晰,操作简便,容易掌握,对人员素质要求不高,培训只需要4个小时即可完成,可实现岗位人人可操作,人人会录入。
化工销售有限公司以华南分公司项目实施所取得的成果为基础,结合中国石化行业的普遍情况和实际需要,对该系统进行进一步完善,并在燕山、齐鲁、扬子等企业推广,实现了良好经济效益。
四、案例点评
复杂的事情简单化,简单的事情电脑化,同样的事情普及化,让电脑解决大量简单而又繁琐的重复劳动,这就是生产力。
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